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在传统会议当中，会议室本质的功能就是提供一个会议的场所，保证参会的人员在一个不被干扰的环境中开会，参会人员相互之间主要通过面对面的交流方式实现业务讨论以及决策的达成。由于会议中需要了解大量的各种资料，因此在会议前或会议进行中，会议召开者一般会发放纸质的会议资料供给大家了解与分析。
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这样的方式大大降低了参会人员的工作效率，而且，对于重要的会议，还需要配置一位纪要人员，记录会议中相关的信息，会后由参会人员查看是否有纰漏，所以，无论是会前、会中还是会后，都有大量繁杂的工作需要准备和完成。
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