借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段,可以将文书档案整理管理系统与办公自动化系统衔接起来,使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归档临时库,由文书档案整理管理员登录档案管理系统对电子文件进行立卷归档工作。
如果档案部门没有实现档案信息化,一般办公自动化系统中都包含档案管理功能,可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。同时归档仍然需要包括纸质文件的归档。所谓“无纸化”只是相对的,电子文件归档应当与纸质文件归档并存,并相辅相成不可分割。
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对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,文书档案整理收费标准,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。
(1)对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊。主要方法有:单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸,必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤;
(2)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须进行加边。打眼装订,不得压字和损伤材料内容;
(3)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料
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