智慧档案平台的“八防”标准
1.档案库房应远离存有容易的燃烧物品、空气污染等不安全的场所,不适宜设置在地下楼层或顶层。档案库楼面负荷应为5kN/m2。采用密集架时,不应小于12 kN/m2,或按实际需要确定。
2.档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗,有条件的单位应配置电子监控系统。
3.档案库房窗子要配挂防光窗帘,防止阳光直射库内;同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。
4.库房应配备去湿机及放置吸潮剂。
5.库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。通常应配备空调设备,以达到库房理想的温度。
6.档案库房周围要火源迹象,库内严禁吸烟,要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的消防灭火系统或器材。
7.档案密集架应放置防虫、霉药品,以防霉菌、害虫损坏档案。为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠。
8.为防止灰尘对档案的损害,库房较好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案密集架上的灰尘。
智慧档案平台科学分类
(1)文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式,零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。
按照组织架构分类:按部门的维度整理部门的知识体系,也可以按照团队,可在移动端查看部门KM,其中包含部门文件库分类管理,文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
按照标签分类:支持在批量上传的同时对文档批量做标签,同时支持一文档多标签的形式,支持标签的分类管理;如果在一定词频和词库基础上,档案室智能档案管理系统安装,继续添加文档,系统会自动匹配标签。
按文档类型分类:文件夹的文档、视频、音频几种分类:文件夹的上传,智能档案管理系统安装,批量上传文件、文件夹批量、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
(2)版本管理:始终显示版本,同时保留历史版本数据,告别版本混乱。
智慧档案平台技术应用
1.快速扫描
2.体积小型化、形状多样化RFID不需要为读取度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质,更适合往小型化与多样形态发展,档案馆智能档案管理系统安装,可以的方便嵌入或附着在档案上,即不易被破坏,同时也更安全。
3.可重复使用RFID电子标签内储存的数据可以动态的更新,可回收并多次使用,在档案管理项目中,一个电子标签绑定一个档案袋,在档案的整个流转过程中,即使档案的业务流程发生变更,档案库房智能档案管理系统安装,电子标签也可以实时修改信息,以适应新的业务流程,反复使用,以更低的实施成本达到更的管理。
4.穿透性和无屏碍阅读RFID可以轻易的穿透纸张、木材和塑料等非金属材质,进行穿透性通信,这也为档案的批量读取创造了条件。RFID还具有远距离、性的特性,这些特性应用在档案管理系统中,可以实现更的进、出、存控制,提高工作效率,减少管理成本和人为差错,打造档案管理的化和智能化。
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