避坑清单：企业部署无纸化会议前，必须咨询【欣力高】

1.系统兼容性与集成能力：

*问：系统能否无缝集成我们现有的OA、邮箱、日程系统（如钉钉/企业微信/飞书/Exchange）？是否需要额外开发接口？接口费用如何？

*避坑点：避免形成信息孤岛，确保会议流程融入日常工作流。

2.部署模式与安全性：

*问：支持公有云、私有云还是混合部署？本地化部署的具体方案、服务器要求及数据存储策略是什么？如何保障核心会议数据的绝对安全（加密、权限、审计）？

*避坑点：明确数据主权和合规要求，避免公有云带来的敏感数据外泄风险。

3.功能完整性与会议场景覆盖：

*问：请详细演示会前材料分发加密、会中同屏批注、实时投票、电子签名、多终端同步、会后纪要自动归档的全流程。是否支持复杂议程、大型会议（如数百人）？

*避坑点：确保功能满足核心会议需求，而非仅基础文档查看，防止流程中断。

4.用户体验与终端适配：

*问：对参会者使用的设备（Windows/Mac/iPad/安卓平板/手机）及操作系统版本有何要求？不同终端的功能一致性如何？离线使用体验怎样？

*避坑点：避免因设备兼容性问题导致部分人员无法有效参与，尤其是高管或外部人员。

5.实施服务与培训支持：

*问：标准实施周期是多久？包含哪些具体服务（需求调研、配置、测试、数据迁移）？提供何种形式的用户培训（分层级、场次、材料）？是否有成功案例参考？

*避坑点：防止实施拖延、培训不到位导致系统上线即闲置。

6.权限管理与流程控制：

*问：如何实现精细化的文档权限控制（查看、编辑、下载、打印）？会议流程（如议题提交、审批、发布）如何自定义？能否与现有审批流结合？

*避坑点：确保信息保密性，满足不同层级、角色的权限需求，规范会议管理。

7.后续运维与升级成本：

*问：年维护服务费包含哪些内容（升级、基础技术支持）？响应时间和SLA如何？大版本升级是否额外收费？扩容成本如何计算？

*避坑点：清晰了解长期持有成本，避免隐性收费和服务缩水。

8.移动端体验与安全性：

*问：移动端（尤其iOS/安卓）APP的功能完整性和流畅度如何？如何防止移动设备丢失导致的数据泄露（远程擦除、强加密）？

*避坑点：移动办公是刚需，必须确保安全便捷。

9.供应商锁定与数据迁移：

*问：若未来更换系统，会议历史数据（材料、批注、纪要）能否完整导出？格式是否通用（如PDF）？有无技术障碍或额外费用？

*避坑点：避免被供应商绑定，确保企业数据资产的长期可移植性。

10.成功案例与行业经验：

*问：能否提供与我司规模、行业（尤其是强监管或高保密要求行业）相近的成功客户案例？并安排案例客户访谈或实地考察？

*避坑点：验证供应商的实际交付能力和在特定场景下的成熟度。

务必要求供应商提供书面答复，并将关键承诺（特别是集成、安全、服务条款）写入合同附件。深入细致的沟通是规避部署风险、确保无纸化会议成功落地的关键第一步。