算笔账：一家公司用上【欣力高】无纸化会议系统，一年

*公司规模：中等规模，假设有50名员工，其中20人经常参与会议（核心参会者）。

*会议频率：平均每月召开4次正式内部会议（如部门例会、项目评审、决策会等），每次会议平均20人参会。全年约48次会议。

*纸质资料量：每次会议每位参会者平均打印分发50页资料（包含议程、报告、提案、PPT打印稿等）。这是一个相对保守的估计。

*成本单价：

*纸张：约0.05-0.1元/张（取中值0.075元/张）

*打印耗材（墨粉/硒鼓）：约0.1-0.3元/张（综合打印、复印成本，取中值0.2元/张）

*纸张+耗材总单页成本≈0.275元/张

*行政人员时薪：约25-35元/小时（取中值30元/小时）

*参会者平均时薪：约40-60元/小时（取中值50元/小时）

*文件柜/存储空间成本：约200元/个/年（租金或折旧分摊）

*无纸化系统成本：首次投入（硬件平板/软件许可/部署）假设为3万元，按3年分摊，每年成本约1万元。

节省计算（核心部分）：

1.直接打印耗材节省：

*年打印总页数=48次会议*20人/次*50页/人=48,000页

*年打印耗材成本=48,000页*0.275元/页=13,200元

2.会议准备时间节省（行政人员）：

*每次会议打印、装订、分发资料平均耗时：约2小时（保守估计，大型会议或复杂资料更久）。

*年节省时间=48次*2小时=96小时

*年节省成本=96小时*30元/小时=2,880元

3.会议效率提升节省（参会者）：

*每次会议中，参会者因查找纸质资料、翻页、等待分发补充资料等造成的效率损失，平均每人约5分钟。

*单次会议时间节省=20人*5分钟=100分钟≈1.67小时

*年时间节省=48次*1.67小时≈80小时

*年节省成本（按平均时薪）=80小时*50元/小时=4,000元

4.文件归档、存储与检索节省：

*节省物理存储空间（文件柜）：假设每年节省10个标准文件柜空间。

*节省成本=10柜*200元/柜/年=2,000元

*管理员归档/查找纸质文件时间节省：每周节省约2小时。

*年节省时间=52周*2小时=104小时

*年节省成本=104小时*30元/小时≈3,120元

*归档存储总节省≈5,120元

核心节省小计：

*(1)打印耗材：13,200元

*(2)准备时间：2,880元

*(3)会议效率：4,000元

*(4)归档存储：5,120元

*总计：25,200元

额外潜在节省（视具体情况）：

*减少差旅成本：如果系统支持远程协作，可能减少部分非必要差旅。假设每年因此节省2次跨市短途差旅（如高铁+住宿），每次约5000元，则节省10,000元。*(此项波动较大，不计入核心节省)*

*减少文件丢失/损坏重印：节省少量重印成本和管理时间。

*环保形象提升：难以量化，但具有长期品牌价值。

净节省计算：

*核心年节省总额：≈25,200元

*无纸化系统年分摊成本：≈10,000元

*净年节省=25,200元-10,000元=15,200元

结论：

对于一家拥有20名核心参会者、每月召开4次正式会议的中等规模公司，使用【欣力高】无纸化会议系统，核心直接成本节省（打印耗材、人力时间、存储）每年约为2.5万元。扣除系统年分摊成本（按首次投入3万，3年分摊）后，净节省约为1.5万元。如果考虑远程协作带来的潜在差旅节省（约1万元），总效益可能接近2.5万元。